DATASERVER

Dentro de nossas rotinas organizacionais, dispomos de algumas ferramentas para facilitar o acesso a documentos e arquivos importantes, centralizar informações e também garantir a acessibilidade rápida e fácil, com segurança dos dados usados.

Em todas as empresas se faz fundamental uma organização das rotinas, padronização de processos e documentos usados no dia a dia, para isto temos o nosso Servidor de Dados, Dataserver.

Nele existem pastas para cada um dos Departamentos, onde os mesmos organizam dentro delas seus documentos de uso comum e com uso constante. Nestas pastas se faz fundamental a inserção de dados como POP’s (Procedimento Operacional Padrão), tutoriais dos sistemas, tutoriais de rotinas, contratos, relatórios, planilhas de controles mensais e anuais, entre outros tipos de documentos. Qualquer tipo de arquivo que faça parte de uma rotina departamental, deve ser salvo na pasta do seu respectivo departamento. Assim garantimos também o backup dos mesmos, pois os servidores são backupeados sempre pelo Departamento de Suporte.

Além disso temos pastas compartilhadas a todos com arquivos usados sempre, como por exemplo a pasta Documentos, onde temos os POP’s de Atendimento, Tutoriais, nosso DNA, entre outros, a pasta Instaladores onde salvamos por Departamento os programas usados sempre. Além disto há pastas de uso comum que são para transferências e armazenamentos temporários, estas são a pasta ..\Clientes\Backup onde são inseridos os backups de clientes para análises de erros e importações, mas que devem ser excluídos após seu uso. Na pasta Transferência o mesmo deve ocorrer, pois esta pasta é para transferir apenas arquivos para outros colaboradores, em especial de outros departamentos que não tem acesso as mesmas pastas que você, não para armazenamento definitivo de dados. Tudo o que já foi usado nela deve ser removido. Os arquivos usados sempre, devem ser direcionados a pasta do seu departamento. 

Na pasta Gerados, salvamos as versões de todos os sistemas que foram geradas a pedido da Consultoria e/ou DDS, sendo as mesmas removidas após 3 anos. Com as atualizações automáticas, temos algumas versões lançadas sem a necessidade de instalador, as mesmas por hora estão sendo colocadas na pasta Transferência em pasta _VERSÕES DO XXXX (exemplo: _VERSÕES DA FOLHA SQL).

A pasta do NCP é para armazenamento dos DOCS feitos para ajustes dos sistemas, portanto qualquer consultor que precise passar um caso para análise/desenvolvimento, fará o documento conforme padrão descrevendo o caso com os prints das telas e anexando os backups necessários junto, a pasta será salva com o número do crm e nome identificador do caso, dentro da pasta do sistema que precisa da correção. Após o caso ser solucionado, dar baixa na pasta, movendo-a para dentro de 000 – ASSUNTOS SOLUCIONADOS na própria pasta do sistema. Estes DOCS solucionados serão removidas após 1 ano do caso corrigido.

Mantendo uma boa organização documental, agilizamos nossas tarefas diárias e facilitamos processos futuros.